Pernahkah Anda merasa kesulitan menyampaikan ide kompleks dalam rapat online? Atau mungkin Anda ingin sesi brainstorming tim menjadi lebih interaktif dan visual, tapi hanya bisa mengandalkan presentasi statis? Jika ya, Anda tidak sendiri. Kebutuhan akan alat kolaborasi visual yang efektif di era kerja remote ini sangatlah krusial.
Kabar baiknya, Zoom menyediakan fitur canggih yang bisa menjadi solusi sempurna: Zoom Whiteboard. Dengan memahami cara menggunakan Whiteboard di Zoom, Anda bisa mengubah rapat online yang pasif menjadi sesi yang dinamis, kreatif, dan penuh ide. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah, agar Anda bisa memaksimalkan potensi papan tulis digital ini.
Secara sederhana, Zoom Whiteboard adalah kanvas digital interaktif yang memungkinkan Anda dan peserta rapat lain untuk menulis, menggambar, menambahkan sticky notes, dan berkolaborasi secara real-time. Bayangkan papan tulis fisik di ruang rapat, namun dengan kekuatan dan fleksibilitas tanpa batas dari dunia digital.
Memulai Whiteboard di Zoom: Langkah Awal yang Mudah
Mengakses dan memulai Whiteboard di Zoom adalah proses yang intuitif. Ada beberapa cara untuk melakukannya, tergantung pada kebutuhan Anda. Mari kita telaah langkah-langkahnya.
Memulai Whiteboard Saat Berada di Rapat Zoom
Ini adalah cara paling umum untuk menggunakan Whiteboard. Saat Anda sudah berada dalam sesi rapat, perhatikan tombol-tombol di bagian bawah layar.
- Klik tombol “Share Screen” atau “Bagikan Layar” yang biasanya berwarna hijau di tengah bawah layar rapat Anda.
- Di jendela pop-up yang muncul, Anda akan melihat beberapa opsi. Pilih “Whiteboard” atau “Papan Tulis”.
- Kemudian, klik tombol “Share” atau “Bagikan” di kanan bawah. Seketika, papan tulis digital kosong akan muncul, siap untuk Anda dan partisipan berkreasi.
Bayangkan Anda sedang memulai sesi brainstorming dadakan. Dengan hanya beberapa klik, Anda sudah memiliki kanvas virtual tempat ide-ide bisa mengalir bebas, langsung dilihat dan ditambahkan oleh semua orang.
Memulai Whiteboard sebagai Aplikasi Terpisah (Zoom Whiteboards yang Baru)
Zoom kini juga menyediakan Whiteboard sebagai aplikasi mandiri yang bisa diakses di luar rapat. Ini sangat berguna jika Anda ingin mempersiapkan Whiteboard sebelumnya atau melanjutkan proyek Whiteboard tanpa harus memulai rapat.
- Dari aplikasi desktop Zoom Anda, klik ikon “Whiteboards” di bagian atas.
- Anda akan melihat daftar Whiteboard yang sudah ada atau opsi untuk membuat “New Whiteboard” atau “Papan Tulis Baru”.
- Pilih “New Whiteboard” untuk memulai kanvas kosong, atau klik Whiteboard yang sudah ada untuk mengeditnya.
- Anda bahkan bisa membagikannya ke orang lain melalui link, mirip Google Docs, untuk kolaborasi asinkron.
Fitur ini cocok untuk proyek yang berjalan kontinu. Misalnya, sebuah tim pemasaran bisa memiliki Whiteboard khusus untuk rencana kampanye bulanan, di mana setiap anggota dapat menambahkan ide kapan saja, bahkan sebelum rapat mingguan dimulai.
Mengenal Fitur dan Tool Penting di Whiteboard Zoom
Setelah Whiteboard terbuka, Anda akan melihat bilah alat (toolbar) dengan berbagai opsi di bagian atas atau samping layar. Ini adalah “senjata” Anda untuk berkolaborasi secara visual. Mirip papan tulis fisik, tapi dengan kekuatan digital yang jauh lebih besar.
- Select (Pilih): Untuk memilih dan memindahkan objek yang sudah ada di Whiteboard, seperti teks atau gambar.
- Text (Teks): Klik di mana saja di Whiteboard untuk mulai mengetik teks. Anda bisa mengubah ukuran, warna, dan jenis hurufnya.
- Draw (Gambar): Gunakan ini untuk menggambar bebas, membuat sketsa, atau menggarisbawahi poin penting. Pilih ketebalan dan warna pena Anda.
- Shapes (Bentuk): Tambahkan bentuk dasar seperti persegi, lingkaran, panah, untuk membuat diagram alur atau menekankan area tertentu.
- Line (Garis): Buat garis lurus untuk menghubungkan ide atau memisahkan bagian-bagian Whiteboard.
- Eraser (Penghapus): Untuk menghapus bagian gambar atau teks yang tidak diinginkan.
- Sticky Notes (Catatan Tempel): Sangat berguna untuk brainstorming. Setiap peserta bisa menambahkan sticky notes dengan ide-ide mereka, dan Zoom bahkan bisa menunjukkan siapa yang menulisnya.
- Stamp (Stempel): Tambahkan ikon kecil seperti tanda centang, bintang, atau hati untuk memberikan reaksi cepat atau menandai item.
- Spotlight/Arrow (Penyorot/Panah): Jika Anda adalah host, Anda bisa menggunakan ini untuk menyoroti area tertentu di Whiteboard agar fokus peserta tertuju ke sana.
Menguasai alat-alat ini akan membuat sesi kolaborasi Anda jauh lebih lancar dan ekspresif. Jangan ragu untuk mencoba setiap ikon untuk melihat fungsinya.
Kolaborasi Efektif: Mengajak Semua Berpartisipasi
Kekuatan sejati Zoom Whiteboard terletak pada kemampuan kolaborasinya. Ini bukan hanya untuk Anda, tapi untuk semua orang yang hadir di rapat. Mendorong partisipasi adalah kunci keberhasilan.
Mengaktifkan Partisipasi Peserta
Secara default, saat Anda (host) membagikan Whiteboard, semua peserta bisa langsung berinteraksi dengannya. Namun, jika Anda ingin mengontrol atau menghentikan partisipasi, Anda juga bisa melakukannya.
- Saat Whiteboard aktif, di bagian atas layar Zoom Anda (di samping ‘You are viewing…’, biasanya ada ‘View Options’), klik ‘More’ atau ‘Lainnya’.
- Di sana, Anda akan menemukan opsi seperti “Enable annotation for others” atau “Nonaktifkan anotasi peserta”. Pastikan ini aktif agar semua orang bisa menulis dan menggambar.
Dalam rapat tim proyek, Anda bisa meminta setiap anggota untuk menambahkan ide mereka tentang fitur baru menggunakan Sticky Notes. Ini menciptakan ruang yang inklusif di mana setiap suara didengar dan setiap kontribusi dihargai secara visual.
Mengelola Kontribusi Peserta
Terkadang, dengan banyak orang berkolaborasi, Whiteboard bisa menjadi sedikit ‘penuh’. Zoom memiliki cara untuk membantu Anda mengelolanya.
- Sebagai host, Anda bisa mengklik ‘View Options’ > ‘Show Names of Annotators’ atau ‘Tampilkan Nama Pemberi Anotasi’. Ini akan menampilkan nama pengguna Zoom di samping setiap objek yang mereka tambahkan.
- Ini sangat berguna untuk akuntabilitas atau jika Anda ingin bertanya langsung kepada seseorang tentang kontribusi mereka.
Misalnya, saat sesi ideasi, jika ada gambar atau teks yang kurang jelas, Anda bisa langsung melihat siapa yang membuatnya dan meminta klarifikasi, tanpa harus menebak-nebak.
Mengelola dan Menyimpan Hasil Whiteboard Anda
Setelah sesi kolaborasi yang intens, tentu Anda tidak ingin semua ide berharga itu hilang begitu saja. Menyimpan Whiteboard adalah langkah penting yang mudah dilakukan.
Menyimpan Whiteboard Saat Rapat Berlangsung
Di bagian toolbar Whiteboard (biasanya di sisi kanan atas), Anda akan melihat tombol “Save” atau “Simpan”.
- Klik tombol “Save”.
- Anda akan diberi opsi untuk menyimpan Whiteboard sebagai gambar (PNG) atau PDF.
- Secara default, file akan tersimpan di folder Zoom di komputer Anda (biasanya di Documents/Zoom/[Tanggal Rapat]).
Setelah sesi ideasi atau pelatihan selesai, Anda pasti ingin menyimpan semua pemikiran berharga itu. Menyimpan sebagai PNG sangat bagus untuk lampiran email, sementara PDF lebih rapi untuk laporan atau referensi jangka panjang.
Mengakses Whiteboard yang Disimpan di Luar Rapat
Jika Anda menggunakan fitur Zoom Whiteboards yang baru (sebagai aplikasi terpisah), semua Whiteboard Anda akan secara otomatis tersimpan di cloud Zoom.
- Anda bisa mengaksesnya kapan saja melalui aplikasi desktop Zoom di bagian “Whiteboards”, atau melalui portal web Zoom Anda.
- Dari sana, Anda bisa membuka kembali, mengedit, membagikan, atau menghapus Whiteboard Anda.
Ini seperti memiliki arsip digital semua papan tulis Anda. Sebuah tim desain produk dapat menyimpan semua sketsa awal dan diagram alur di satu tempat, dan dapat merujuknya kembali di setiap tahap pengembangan produk.
Tips Tingkat Lanjut untuk Penggunaan Whiteboard yang Optimal
Setelah Anda menguasai dasar-dasar, mari tingkatkan pengalaman Anda dengan beberapa trik profesional.
Memanfaatkan Beberapa Halaman Whiteboard
Sama seperti buku catatan, Whiteboard Zoom memungkinkan Anda membuat beberapa halaman.
- Di bagian bawah Whiteboard (atau di bilah alat baru), cari tombol untuk menambah halaman baru (biasanya ikon “+” atau angka halaman).
- Ini sangat berguna untuk mengatur konten. Anda bisa mendedikasikan satu halaman untuk agenda, halaman lain untuk brainstorming, dan halaman ketiga untuk langkah selanjutnya.
Dalam sesi pelatihan, Anda bisa menggunakan halaman terpisah untuk setiap modul atau topik, membuatnya terstruktur dan mudah diikuti oleh peserta.
Menggunakan Whiteboard di Perangkat Berbeda
Whiteboard Zoom bisa diakses dari berbagai perangkat, termasuk tablet dan smartphone. Menggunakan iPad dengan Apple Pencil, misalnya, bisa memberikan pengalaman menggambar yang jauh lebih alami dan presisi.
- Pastikan Anda masuk ke akun Zoom yang sama di perangkat tablet atau ponsel Anda.
- Saat rapat dimulai dan Whiteboard dibagikan, Anda bisa memilih untuk berpartisipasi dari perangkat tersebut.
Seorang arsitek bisa lebih mudah membuat sketsa denah rumah menggunakan tablet, sementara tim lain mengomentari dari laptop mereka, menciptakan kolaborasi yang lancar lintas perangkat.
Integrasi dengan Fitur Anotasi Layar
Whiteboard tidak hanya berfungsi sebagai kanvas kosong. Anda juga bisa menggunakannya dalam kombinasi dengan fitur anotasi saat berbagi layar lainnya.
- Saat Anda berbagi layar dengan dokumen atau presentasi, Anda bisa menggunakan alat anotasi (yang sangat mirip dengan alat Whiteboard) untuk menyoroti, menggambar, atau menambahkan teks langsung di atas dokumen yang dibagikan.
- Ini sempurna untuk sesi ulasan dokumen, di mana Anda dan tim bisa memberikan masukan secara visual dan real-time.
Bayangkan Anda sedang mereview laporan keuangan. Anda bisa melingkari angka penting, menggarisbawahi poin-poin utama, atau menambahkan komentar langsung pada grafik yang ditampilkan, jauh lebih interaktif daripada sekadar berbicara.
Tips Praktis Menerapkan Cara menggunakan Whiteboard di Zoom
Untuk memastikan penggunaan Whiteboard Anda efektif dan lancar, berikut adalah beberapa tips praktis yang bisa langsung Anda terapkan:
- Persiapkan Template Awal: Jika Anda sering melakukan jenis rapat yang sama (misalnya, daily stand-up, retrospective), siapkan template Whiteboard sebelumnya dengan kotak atau bagian yang sudah ada. Ini menghemat waktu.
- Atur Ekspektasi: Di awal rapat, jelaskan bagaimana Anda akan menggunakan Whiteboard dan bagaimana peserta diharapkan berpartisipasi. Ini mengurangi kebingungan.
- Praktekkan Dulu: Sebelum rapat penting, luangkan waktu untuk mencoba sendiri semua fitur Whiteboard. Keakraban dengan alat akan membuat Anda lebih percaya diri.
- Manfaatkan Sticky Notes: Untuk sesi brainstorming, dorong semua orang untuk menggunakan sticky notes. Ini anonim (kecuali Anda menampilkan nama anotator) dan cepat untuk mencatat ide.
- Berikan Batasan Jika Perlu: Jika Whiteboard menjadi terlalu ramai, jangan ragu untuk menonaktifkan anotasi peserta sementara waktu, lalu mengaktifkannya kembali setelah Anda memberikan arahan.
- Simpan Secara Teratur: Terutama untuk Whiteboard yang berisi banyak informasi penting, biasakan untuk menyimpannya secara berkala selama sesi.
- Minta Masukan: Setelah beberapa kali menggunakan Whiteboard, tanyakan kepada tim Anda bagaimana pengalaman mereka dan apa yang bisa ditingkatkan.
FAQ Seputar Cara menggunakan Whiteboard di Zoom
Siapa yang bisa memulai Whiteboard di Zoom?
Biasanya, hanya host rapat atau co-host yang bisa memulai sesi Whiteboard baru. Namun, jika Whiteboard sudah dimulai, semua peserta bisa ikut berpartisipasi dan menambahkan konten.
Bisakah saya menggunakan Whiteboard tanpa merekam rapat?
Tentu saja! Whiteboard adalah fitur terpisah dari perekaman rapat. Anda bisa menggunakannya untuk kolaborasi tanpa perlu merekam seluruh sesi, dan tetap bisa menyimpan hasil Whiteboard Anda.
Bagaimana jika saya tidak melihat opsi Whiteboard saat berbagi layar?
Pastikan aplikasi Zoom Anda sudah diperbarui ke versi terbaru. Fitur Whiteboard terkadang memerlukan versi Zoom yang lebih baru. Jika masih tidak ada, periksa pengaturan akun Zoom Anda di portal web, pastikan fitur Whiteboard diaktifkan.
Apakah Whiteboard di Zoom gratis?
Fitur Whiteboard dasar tersedia untuk semua pengguna Zoom, termasuk pengguna gratis. Namun, fitur Whiteboards yang lebih canggih, seperti jumlah Whiteboard yang bisa disimpan di cloud dan fitur kolaborasi asinkron, mungkin memiliki batasan untuk akun gratis dan lebih lengkap di akun berbayar.
Bisakah saya melanjutkan Whiteboard yang sudah ada di rapat lain?
Ya, dengan fitur Zoom Whiteboards yang baru, Anda bisa membuat, menyimpan, dan mengakses Whiteboard Anda dari aplikasi Zoom atau portal web. Ini memungkinkan Anda untuk membawa Whiteboard yang sama ke rapat berbeda atau melanjutkan pengerjaan di luar sesi rapat.
Menguasai cara menggunakan Whiteboard di Zoom adalah investasi berharga untuk efektivitas rapat dan kolaborasi tim Anda. Dari sekadar menggambar ide-ide sederhana hingga merancang alur kerja kompleks, potensi Whiteboard sangatlah luas. Ini bukan hanya tentang fitur, tapi tentang bagaimana Anda memanfaatkannya untuk menghidupkan setiap sesi interaksi.
Jangan biarkan rapat Anda lagi-lagi hanya diisi dengan suara dan slide statis. Mulai sekarang, berikan ruang bagi kreativitas dan kolaborasi visual. Cobalah Whiteboard di rapat Zoom Anda berikutnya, dan saksikan bagaimana ide-ide mengalir lebih bebas, diskusi menjadi lebih hidup, dan tim Anda menjadi lebih terhubung. Selamat mencoba!
