Cara membuat tombol print otomatis di Excel

Pernahkah Anda merasa bosan harus berulang kali melalui menu File > Print setiap kali ingin mencetak laporan atau invoice di Excel? Atau mungkin Anda sering membantu rekan kerja yang kurang familiar dengan Excel untuk mencetak dokumen penting?

Jika ya, artikel ini adalah jawaban yang Anda cari! Bayangkan memiliki tombol ajaib di spreadsheet Anda yang, dengan satu klik, langsung mencetak dokumen Anda. Ini bukan sekadar mimpi, ini adalah realitas yang akan kita wujudkan bersama melalui “Cara membuat tombol print otomatis di Excel”.

Fitur tombol print otomatis ini bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga konsistensi. Dengan sekali pengaturan, siapa pun yang menggunakan file Excel Anda bisa mencetak dengan benar tanpa perlu khawatir salah memilih printer atau area cetak.

1. Mengaktifkan Tab Developer: Pintu Menuju Otomatisasi

Langkah pertama dan paling fundamental untuk membuat tombol otomatis di Excel adalah mengaktifkan tab Developer. Tab ini adalah gudang harta karun yang berisi alat-alat untuk makro, kontrol formulir, dan lainnya yang akan kita gunakan.

Tanpa tab ini, Anda tidak akan bisa melanjutkan proses pembuatan tombol print otomatis. Ini seperti mencoba membangun rumah tanpa memiliki akses ke perkakas yang tepat.

• Cara Mengaktifkan Tab Developer:

• Buka Excel Anda.
• Klik tab File di pojok kiri atas.
• Pilih Options (biasanya di bagian bawah).
• Di jendela Excel Options, pilih Customize Ribbon.
• Di sisi kanan jendela, di bawah “Main Tabs”, centang kotak di samping Developer.
• Klik OK.

Setelah Anda mengikuti langkah-langkah di atas, Anda akan melihat tab baru bernama “Developer” muncul di ribbon Excel Anda. Selamat, Anda telah membuka gerbang menuju kemampuan otomatisasi Excel yang luar biasa!

2. Memilih Jenis Tombol: Form Control vs. ActiveX Control

Setelah tab Developer aktif, saatnya memilih jenis tombol yang akan kita gunakan. Excel menyediakan dua pilihan utama: Form Control dan ActiveX Control. Keduanya bisa digunakan untuk tujuan yang sama, namun memiliki karakteristik yang sedikit berbeda.

Memahami perbedaannya akan membantu Anda memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tingkat kenyamanan Anda.

• Form Control (Kontrol Formulir):

• Lebih sederhana dan ringan.
• Ideal untuk tugas-tugas dasar seperti menjalankan makro.
• Kurang fleksibel dalam hal tampilan dan event (kejadian).
• Sangat stabil dan jarang menimbulkan masalah kompatibilitas.

• ActiveX Control:

• Lebih fleksibel dan memiliki lebih banyak properti.
• Bisa diubah tampilannya secara detail (warna, font, dll.).
• Memiliki event yang lebih banyak (misalnya, saat mouse di atas tombol).
• Sedikit lebih kompleks dalam penanganannya dan bisa menimbulkan masalah kompatibilitas jika tidak ditangani dengan baik.

Untuk panduan ini, kita akan fokus pada Form Control karena lebih mudah bagi pemula dan sangat cocok untuk fungsi print otomatis. Ini adalah pilihan yang paling praktis dan sering direkomendasikan.

3. Menambahkan Tombol ke Worksheet Anda

Sekarang, mari kita letakkan tombol fisik di lembar kerja Excel Anda. Ini adalah momen di mana Anda mulai melihat solusi “Cara membuat tombol print otomatis di Excel” ini menjadi kenyataan.

Pilih lokasi yang strategis di spreadsheet Anda, di mana tombol tersebut mudah dijangkau namun tidak mengganggu tampilan data utama. Misalnya, di bagian atas, samping, atau di sheet khusus tombol navigasi.

• Langkah-langkah Menambahkan Tombol:

• Klik tab Developer.
• Di grup “Controls”, klik Insert.
• Di bawah “Form Controls”, pilih ikon Button (Form Control).
• Kursor Anda akan berubah menjadi tanda plus (+). Klik dan seret di area worksheet tempat Anda ingin menempatkan tombol. Sesuaikan ukurannya sesuai keinginan Anda.

Setelah Anda melepaskan klik mouse, sebuah kotak dialog “Assign Macro” akan muncul secara otomatis. Jangan khawatir jika belum ada makro yang tersedia; kita akan membuatnya di langkah berikutnya.

4. Menulis Kode VBA untuk Fungsi Print Otomatis

Inilah inti dari “Cara membuat tombol print otomatis di Excel”. Kita akan menulis kode VBA (Visual Basic for Applications) yang akan memberitahu Excel apa yang harus dilakukan saat tombol diklik. Ini adalah bagian yang mungkin terdengar menakutkan, tetapi sebenarnya cukup sederhana.

VBA adalah bahasa pemrograman yang terintegrasi di dalam aplikasi Microsoft Office. Jangan khawatir, Anda tidak perlu menjadi seorang programmer untuk ini!

• Mengakses VBA Editor:

• Jika Anda sudah memasang tombol dan dialog “Assign Macro” muncul, Anda bisa langsung klik New untuk membuka VBA Editor.
• Atau, Anda bisa klik tombol Visual Basic di tab Developer, atau tekan Alt + F11.

Setelah VBA Editor terbuka, Anda akan melihat sebuah jendela baru. Cari “Project Explorer” di sisi kiri, dan klik dua kali pada “Module1” (jika sudah ada) atau klik kanan pada “VBAProject (NamaFileAnda.xlsm)” > Insert > Module untuk membuat modul baru.

• Contoh Kode VBA untuk Print:


Sub CetakLaporanOtomatis()
' Macro ini akan mencetak lembar kerja aktif
ActiveSheet.PrintOut
End Sub


• Penjelasan Kode:

• Sub CetakLaporanOtomatis(): Ini adalah nama subrutin (makro) Anda. Anda bisa menggantinya dengan nama apa pun yang relevan, asalkan tidak ada spasi.
• ActiveSheet.PrintOut: Ini adalah perintah utama. Ini memberitahu Excel untuk mencetak lembar kerja yang sedang aktif/terbuka saat tombol diklik.
• End Sub: Menandakan akhir dari makro.

Jika Anda ingin mencetak lembar kerja spesifik (misalnya, “Sheet1”) terlepas dari lembar mana yang aktif, Anda bisa gunakan kode ini:


Sub CetakSheetSpesifik()
Sheets("Sheet1").PrintOut
End Sub


Atau jika Anda ingin mencetak hanya area yang dipilih:


Sub CetakAreaTerpilih()
Selection.PrintOut
End Sub


Setelah menulis kode, tutup VBA Editor (cukup klik tombol silang atau kembali ke Excel).

5. Menugaskan Makro ke Tombol dan Mengujinya

Kita sudah di tahap akhir! Tombol sudah ada, kode VBA juga sudah ditulis. Sekarang kita hanya perlu menghubungkan keduanya dan memastikan semuanya bekerja sesuai harapan.

Langkah ini memastikan bahwa saat Anda mengklik tombol, makro yang baru saja Anda buat akan dieksekusi.

• Menugaskan Makro:

• Klik kanan pada tombol yang sudah Anda buat di worksheet.
• Pilih Assign Macro….
• Di jendela “Assign Macro”, Anda akan melihat daftar makro yang tersedia. Pilih makro yang baru saja Anda buat (misalnya, “CetakLaporanOtomatis”).
• Klik OK.

Setelah menugaskan makro, Anda bisa mengubah teks pada tombol. Klik kanan lagi pada tombol, pilih “Edit Text”, lalu ganti teks “Button 1” menjadi “Cetak Laporan” atau “Print Sekarang”.

• Menguji Tombol:

• Klik di luar tombol untuk menonaktifkan mode desain.
• Sekarang, coba klik tombol yang sudah Anda buat.
• Seharusnya, dialog print printer default Anda akan muncul, atau dokumen akan langsung tercetak jika Anda sudah mengatur printer default.

Jika makro tidak berjalan atau ada error, periksa kembali kode VBA Anda. Pastikan tidak ada typo dan nama lembar kerja (jika Anda mencetak spesifik sheet) sudah benar.

Tips Praktis Menerapkan Cara membuat tombol print otomatis di Excel

Setelah Anda berhasil membuat tombol print otomatis, ada beberapa tips yang bisa membantu Anda mengoptimalkan penggunaannya dan menghindari masalah di kemudian hari.

• Simpan File dalam Format .xlsm: Sangat penting! Jika Anda menyimpan file sebagai .xlsx biasa, semua makro yang Anda buat akan hilang. Pastikan Anda memilih “Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)” saat menyimpan.
• Atur Print Area (Area Cetak): Sebelum mencetak, pastikan Anda telah mengatur area cetak di Excel (Page Layout > Print Area > Set Print Area). Ini memastikan hanya bagian yang relevan yang tercetak, bukan seluruh sheet yang mungkin kosong.
• Pertimbangkan Pengaturan Printer: Jika Anda memiliki beberapa printer, Anda mungkin ingin secara eksplisit menentukan printer mana yang akan digunakan dalam kode VBA. Contoh: `ActiveSheet.PrintOut ActivePrinter:=”Nama Printer Anda”`.
• Tambahkan Konfirmasi Cetak: Untuk menghindari cetakan yang tidak disengaja, Anda bisa menambahkan kotak pesan konfirmasi sebelum proses cetak dimulai. Contoh: `MsgBox “Apakah Anda yakin ingin mencetak?”, vbYesNo`.
• Gunakan Nama Makro yang Deskriptif: Beri nama makro Anda dengan jelas (misalnya `CetakInvoiceBulanan`, `CetakLaporanHarian`) agar mudah dikenali di kemudian hari, terutama jika Anda memiliki banyak makro.
• Lindungi Sheet (Opsional): Jika Anda ingin pengguna hanya bisa mengklik tombol dan tidak mengubah data, Anda bisa melindungi lembar kerja Anda (Review > Protect Sheet). Pastikan Anda mencentang opsi “Edit Objects” agar tombol tetap bisa diklik.

FAQ Seputar Cara membuat tombol print otomatis di Excel

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang sering muncul saat membuat dan menggunakan tombol print otomatis di Excel.

Q: Mengapa tombol print otomatis saya tidak berfungsi?

A: Ada beberapa kemungkinan:

• Pastikan file Anda disimpan sebagai “Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)”.
• Cek kembali kode VBA Anda, pastikan tidak ada kesalahan penulisan (typo).
• Pastikan makro telah ditugaskan dengan benar ke tombol.
• Cek pengaturan keamanan makro di Excel (File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings). Pastikan “Disable all macros with notification” atau “Enable all macros” dipilih (hati-hati dengan “Enable all macros” karena potensi risiko keamanan).

Q: Bagaimana cara membuat tombol mencetak beberapa lembar kerja sekaligus?

A: Anda bisa memodifikasi kode VBA Anda. Contoh untuk mencetak Sheet1 dan Sheet2:


Sub CetakBeberapaSheet()
Sheets(Array("Sheet1", "Sheet2")).PrintOut
End Sub


Q: Bisakah saya membuat tombol untuk mencetak beberapa salinan?

A: Tentu! Tambahkan argumen `Copies` pada perintah `PrintOut`. Contoh untuk 2 salinan:


Sub CetakDuaSalinan()
ActiveSheet.PrintOut Copies:=2
End Sub


Q: Apakah tombol ini akan berfungsi jika file dibuka di komputer lain?

A: Ya, selama file disimpan sebagai .xlsm dan pengaturan keamanan makro di komputer lain mengizinkan makro untuk berjalan, tombol tersebut akan berfungsi. Namun, pastikan nama printer (jika ditentukan dalam kode) cocok, atau gunakan `ActiveSheet.PrintOut` agar menggunakan printer default di komputer tersebut.

Q: Bagaimana cara menghapus tombol print otomatis?

A: Untuk menghapus tombol Form Control, tahan tombol `Ctrl` lalu klik tombol tersebut. Kemudian, tekan tombol `Delete` pada keyboard Anda.

Kesimpulan

Membuat tombol print otomatis di Excel adalah salah satu cara cerdas untuk menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi kerja Anda. Dari mengaktifkan tab Developer, memilih jenis tombol, menulis sedikit kode VBA, hingga menugaskannya ke tombol, setiap langkah adalah investasi kecil yang akan memberikan pengembalian besar dalam bentuk produktivitas.

Anda tidak perlu menjadi seorang ahli IT untuk menguasai trik ini. Dengan panduan yang telah kita bahas, kini Anda memiliki kemampuan untuk menciptakan solusi praktis yang membuat pekerjaan cetak Anda di Excel menjadi sangat mudah, tidak hanya untuk diri sendiri, tetapi juga untuk orang lain yang menggunakan spreadsheet Anda.

Jadi, jangan tunda lagi! Buka file Excel Anda sekarang, terapkan langkah-langkah ini, dan rasakan sendiri kemudahan memiliki tombol print otomatis. Selamat mencoba!